第一章 总 则
一、为什么要归档
维修资金是业主的“房屋养老钱”。一个维修项目，业主同没同意、工程干没干、钱花没花、花得对不对，事后全靠档案说话。针对当前维修资金项目档案存在的立卷不及时、标准不统一、用时查不到、业主有疑问、责任说不清等问题，特制定本指南。
二、归档就记三句话
1.及时归档——手续办完就归档，不留尾巴，不搞事后补。
2.换届移交——业委会换届，档案有序移交，一份不丢。
3.各管一摊——每个层级该保管啥就保管啥，责任清清楚楚。
三、基本原则
（一）一项目一档案。一个维修项目（不论金额大小），从申请、表决、施工到结算的全部材料，按照预算、结算分装成册（可按资料厚度分装）。按年度维修计划一次表决、分项实施的项目，每个子项目的材料也要各自完整、单独成卷。
（二）永久保存。维修资金项目档案参照财务票证档案管理，永久保存。任何单位和个人不得擅自销毁、涂改、抽出或调换。
（三）谁办理、谁归档。哪个单位经手、签章、收取的材料，哪个单位负责归档留存；审批环节办到哪里，档案就跟到哪里。
（四）纸质、电子各一套。纸质材料按本指南装卷；同时通过住宅专项维修资金管理系统留存电子件。照片、公示截图等以电子件为准，两边内容要一致。
第二章 及时归档
一、归档时间
（一）随办随归。每个审批环节办结后5个工作日内，经办人员将本环节形成和收取的全部材料归入该项目档案（卷）。
（二）结算成卷。结算划转完成后10个工作日内，街道指导业主委员会（没有业委会的，由社区居委会代行）将该项目从申请到结算的全部材料装订成卷，编好卷内目录。
（三）当年事当年清。当年办结的项目，当年完成归卷；跨年实施的项目，分别在预算、结算办结当年完成归卷。
二、防止“后补材料”
（一）材料随办随存。表决签字、公示照片、施工前中后照片，在对应环节当场形成、当场留存，严禁事后补做、补签、补拍。
（二）公示要留证。公示时拍照留存，照片要能看清公示内容、张贴位置和日期；系统内有公示截图的，一并留存电子件。
第三章 各层级归什么档
先把话说清楚：下面每个层级归档的材料，与《大连市城市房屋专项维修资金划转使用全链条审批操作指南》各环节的“要件清单”一致——审批时报了啥、签了啥、备案了啥，归档时就存啥，不另加一套要求，也不打折扣。
一、业主委员会（没有业委会的由社区居委会代行）——归“全套”
街道指导业委会对以下申报材料归档，或委托物业归档。
环节 | 归档材料 |
日常·申请表决 | 《维修计划》《维修方案》《工程预算书》《业主大会决议》《业主表决签字表》 |
日常·预算申请 | 《维修资金使用申请书》、公示图片，聘请审价的：审价合同、预算审价报告及发票，聘请监理的：监理合同（资质、营业执照） |
日常·预算划转 | 《施工合同》《预算划拨单》《预算划拨明细单》《协议加入确认函》 |
日常·竣工验收 | 《工程完工验收报告》《工程量签证单》，聘请审价的：结算审价报告及发票，聘请监理的：监理报告及发票 |
日常·结算分摊 | 《完成工程结算分摊明细表》《分摊结算申请书》《工程结算书》、施工合同（及发票、营业执照、资质）、公示图片 |
日常·结算划转 | 《决算划拨单》《决算划拨明细单》《协议加入确认函》 |
应急·申请认定 | 《应急维修项目确认书》《维修工程方案》《工程预算书》《应急工程申报情况公示表》、施工前照片 |
应急·预算划转 | 《施工合同》《应急工程预算划拨单》《应急工程预算划拨明细单》《协议加入确认函》 |
应急·竣工验收 | 《应急工程竣工验收报告》《工程结算审价报告》《监理竣工验收报告》《工程量签证单》、施工中／施工后照片 |
应急·结算分摊 | 《应急工程分摊结算申请书》《应急工程分摊范围房屋信息报表》《应急工程款分摊明细表》、施工合同及发票、公示图片 |
应急·结算划转 | 《应急工程决算划拨单》《应急工程决算划拨明细单》《协议加入确认函》 |
二、街道办事处——归“签章确认过的材料”
街道对签过章、确认过的材料留存一份，出了问题能对上自己这一关是怎么把的。
环节 | 归档材料 |
日常·表决确认 | 《维修计划》《维修方案》《工程预算书》《业主大会决议》《业主表决签字表》 |
日常·预算申请 | 《维修资金使用申请书》、公示图片，聘请审价的：审价合同、预算审价报告及发票，聘请监理的：监理合同（资质、营业执照） |
日常·竣工验收 | 《工程完工验收报告》，聘请审价的：结算审价报告及发票，聘请监理的：监理报告及发票 |
日常·结算分摊 | 《分摊结算申请书》《完成工程结算分摊明细表》《工程量签证单》、施工合同（及发票、营业执照、资质）、公示图片 |
应急·现场认定 | 《应急维修项目确认书》《维修工程方案》《工程预算书》《应急工程申报情况公示表》、施工前照片 |
应急·竣工验收 | 《应急工程竣工验收报告》《工程结算审价报告》《监理竣工验收报告》《工程量签证单》、施工中／施工后照片 |
应急·结算分摊 | 《应急工程分摊结算申请书》《应急工程分摊范围房屋信息报表》《应急工程款分摊明细表》、施工合同及发票、公示图片 |
移交手续 | 本街道经手的《档案移交清单》等移交手续材料 |
三、区物业行政主管部门——归“备案过的材料”
备案事项 | 归档材料 |
日常维修·预算备案 | 《维修资金使用申请书》《业主大会决议》《维修计划》《维修方案》《工程预算书》、公示图片，聘请审价的：审价合同、预算审价报告及发票，聘请监理的：监理合同（资质、营业执照） |
日常维修·结算备案 | 《分摊结算申请书》《工程完工验收报告》《完成工程结算分摊明细表》《工程量签证单》《工程结算书》、施工合同及发票、公示图片，聘请审价的：结算审价报告及发票，聘请监理的：监理报告及发票 |
应急维修·预算备案 | 《应急维修项目确认书》《维修工程方案》《工程预算书》《应急工程申报情况公示表》、施工前照片 |
应急维修·结算备案 | 《应急工程竣工验收报告》《应急工程分摊结算申请书》《应急工程分摊范围房屋信息报表》《应急工程款分摊明细表》《工程结算审价报告》《监理竣工验收报告》《工程量签证单》、公示图片、施工合同及发票、施工中／施工后照片 |
四、市住建中心——资金管理层面，归“资金票证档案”
市住建中心保管的资金类档案，参照财务票证档案管理，随资金划转同步归档、永久保存。
类别 | 归档材料 |
日常维修 预算划转 | 《预算划拨单》《预算划拨明细单》《非经营性收款收据》《协议加入确认函》《施工合同》《业主大会决议》《维修计划》《维修方案》《工程预算书》《工程量确认单》《维修资金使用申请书》，聘请审价的：审价合同、预算审价报告及发票，聘请监理的：监理合同（资质、营业执照） |
日常维修 结算划转 | 《决算划拨单》《决算划拨明细单》《非经营性收款收据》《协议加入确认函》《分摊结算申请书》《工程完工验收报告》《完成工程结算分摊明细表》《工程结算书》《工程量签证单》、施工合同及发票，聘请审价的：结算审价报告及发票，聘请监理的：监理报告及发票 |
应急维修 预算划转 | 《应急工程预算划拨单》《应急工程预算划拨明细单》《非经营性收款收据》《协议加入确认函》《施工合同》《应急维修项目确认书》《工程预算书》《维修工程方案》《应急工程申报情况公示表》、施工前照片 |
应急维修 结算划转 | 《应急工程决算划拨单》《应急工程决算划拨明细单》《非经营性收款收据》《协议加入确认函》《应急工程竣工验收报告》《应急工程分摊结算申请书》《应急工程分摊范围房屋信息报表》《应急工程款分摊明细表》《工程结算审价报告》《工程量签证单》《监理竣工验收报告》、施工合同及发票、施工中/后照片 |
提示：各层级归档材料与审批指南各环节要件清单保持一致。审批指南要件今后如有调整，按调整后的要件归档，本指南不再另行发文。
第四章 档案移交
一、业委会换届移交
（一）换届完成后10个工作日内，街道应当指导原业委会应将全部维修资金项目档案（含尚未办结的在办项目材料）移交给新一届业委会。
（二）移交时参照《档案移交清单》（见本指南第五章样板），逐卷清点，移交人、接收人签字。
（三）移交没办完，原业委会的保管责任不结束；发现材料缺失的，所在地街道办事处督促原业委会书面说明原因。
二、物业服务企业退出移交
物业服务企业受托保管的项目档案，在物业服务合同终止、退出项目前，街道应指导物业一并移交给业主委员会或社区居委会，移交手续同业委会换届移交，不得因物业更换造成档案断档、丢失。
第五章 卷内目录样板
每个档案卷前面放两页：第一页是卷皮信息，第二页是卷内目录。照着填就行，不用搞别的格式。
一、卷皮（档案盒封面）填写内容
填写项 | 怎么填 | 举例 |
小区名称 | 写全称 | ××区××花园小区 |
受益范围 | 写楼栋号或受益范围 | 3号楼、4号楼（含单元门） |
项目名称 | 写实际维修内容 | 屋顶防水维修 |
项目类型 | 日常维修或应急维修 | 日常维修 |
业务类型 | 预算或结算 | 预算 |
年度 | 申报工程年度 | 20XX年 |
保管单位 | 现保管档案的单位 | ××花园小区业主委员会 |
二、卷内目录（样板）
目录里的“材料名称”按第三章各层级归档内容填写，有一项记一项，没有的不填。卷内目录放在卷首，装订后任何人翻开一眼就能看清这个项目都有啥材料。
日常工程预算卷内目录（样板）
序号 | 材料名称 | 形成时间 | 有／无 | 备注 |
1 | 预算划拨单 | 20××年×月×日 | 有 | |
2 | 预算划拨明细单 | 20××年×月×日 | 有 | |
3 | 非经营性收款收据 | 20××年×月×日 | 有 | |
4 | 协议加入确认函 | 20××年×月×日 | 有 | |
5 | 施工合同 | 20××年×月×日 | 有 | |
6 | 维修资金使用申请书 | 20××年×月×日 | 有 | |
7 | 维修计划 | 20××年×月×日 | 有 | |
8 | 业主大会决议 （附表决明细表） | 20××年×月×日 | 有 | |
9 | 业主表决签字表 | 20××年×月×日 | 有 | |
10 | 监理合同、资质、营业执照（如需聘请） | 20××年×月×日 | 有 | |
11 | 工程预算书 | 20××年×月×日 | 有 | |
12 | 维修方案 | 20××年×月×日 | 有 | |
13 | 预算审价报告 | 20××年×月×日 | 有 | |
14 | 审定后工程预算书 | 20××年×月×日 | 有 | |
15 | 审价费用发票 （业主自费审价上传） | 20××年×月×日 | 无 | |
16 | 公示图片 | 20××年×月×日 | 有 | |
17 | 其他 | 20××年×月×日 | 有 |
日常工程结算卷内目录（样板）
序号 | 材料名称 | 形成时间 | 有／无 | 备注 |
1 | 决算划拨单 | 20××年×月×日 | 有 | |
2 | 决算划拨明细单 | 20××年×月×日 | 有 | |
3 | 非经营性收款收据 | 20××年×月×日 | 有 | |
4 | 协议加入确认函 | 20××年×月×日 | 有 | |
5 | 分摊结算申请书 | 20××年×月×日 | 有 | |
6 | 工程完工验收报告 | 20××年×月×日 | 有 | |
7 | 工程结算书 | 20××年×月×日 | 有 | |
8 | 监理报告及发票（如需聘请） | 20××年×月×日 | 有 | |
9 | 工程量签证单 | 20××年×月×日 | 有 | |
10 | 主材检验报告或合格证 | 20××年×月×日 | 有 | |
11 | 结算审核报告书 | 20××年×月×日 | 有 | |
12 | 审定后工程结算书 | 20××年×月×日 | 有 | |
13 | 完成工程结算分摊明细表 | 20××年×月×日 | 有 | |
14 | 审价费用发票（业主自费审价上传） | 20××年×月×日 | 有 | |
15 | 施工合同、发票、营业执照、资质 | 20××年×月×日 | 有 | |
16 | 公示图片 | 20××年×月×日 | 有 | |
17 | 其他 | 20××年×月×日 | 有 |
（应急维修项目，把“材料名称”换成第三章各层级所列材料填写即可。）
三、档案移交清单（样板）
移交单位 | 接收单位 | 移交档案卷数 | 在办项目材料 | 缺失情况说明 | 移交人 | 接收人 | 监交单位（盖章） |
××小区 | ××小区 | ×卷 | ×项 | 无 | ××社区居委会 |
移交清单一式三份，移交方、接收方、监交方各存一份。
第六章 查验与答疑
一、对资金划转、备案情况有疑问的，业主可持相关线索，向所在地街道办事处、区物业行政主管部门、市住建中心逐级查询，各单位不得以“材料不在我这儿”“找不到了”推诿。
二、谁的环节、谁的材料，谁负责。哪一级归档材料缺失，由该级说明情况、补齐补正；档案缺失、涂改、伪造的，依法依规追究相关人员责任。